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部署RPA,你需要避免這四個坑

本文作者:周舟 2020-02-15 15:44
導語:RPA是如今最火的軟件,但還并不是最成熟的軟件。

“投資狂人”孫正義曾對機器人的前景十分看好。他表示,到2047年,智能機器人的數量將與人類的數量相等,“世界經濟將在RPA和AI的幫助下,迎來第二次經濟大飛躍。”

根據2019年Gartner的分析報告顯示:

  • 2020年,RPA(機器人過程自動化)市場將達到10億美元。美國大約80%的財務管理者已經采用或計劃采用RPA

  • 2021年,美國40%購買RPA的企業將會因為使用不當、無法擴展等原因而后悔

當一些企業使用RPA來代替重復執行且工作量大的人工操作流程,實現盈利的時候,也有一些企業因為沒有進行認真規劃,在非必要的地方部署了RPA,從而栽了跟頭。

德勤在一次調查中發現,在使用RPA的400家公司中,30%到50%的RPA項目在一開始便失敗了, 63%的RPA項目沒有按時交付。為什么這些自動化項目的失敗率這么高?企業怎樣避免這樣的情況發生呢?

以下是雷鋒網(公眾號:雷鋒網)AI金融評論總結的四個RPA項目失敗的原因。

選錯方向

IT分析師Jason Bloomberg在《福布斯》雜志中寫道,RPA的主要弱點就在于魯棒性差。

和深度學習(Deep Learning)不同的是,RPA這種軟件機器人無法從數據中學習并做出推理和判斷。它只能模擬人在使用計算機時的操作行為。但人的行為是復雜多變的,而RPA模擬的操作行為必須建立在穩定、有規律、符合業務規則等條件之上。

部署RPA,你需要避免這四個坑

把RPA應用到動態的、復雜的,并且頻繁被人工干預的流程中,那么RPA的應用注定會失敗。

嚴格的、基于規則的自動化機器人往往無法快速適應被改來改去的諸多操作。若在用戶界面、數據或應用程序的任何一方面發生變化,機器人將無法適應。

人機協作經驗不足

機器人流程自動化并不意味著機器人馬上將業務流程100%的實現自動化。如今仍有大量環節難以實現自動化或者實現成本過高,人類需要和軟件機器人合作完成工作。

有些即使自動化比例不高的企業,也決定采用RPA技術,因為只有通過實際應用,才能了解自動化過程中的問題,通過一步步解決這些問題,企業才能熟悉自動化的辦公模式,培養適應這種模式的IT及業務人才,構建和自動化相匹配的團隊。

而隨著技術的進步,特別是AI技術和云技術的發展以及企業管理水平的提高,自動化的比例會逐漸上升。各個團隊的工作模式也會隨著自動化的發展而產生新的變化。目前,部分公司將RPA的控制和使用權交給了IT團隊來做,他們對整個IT系統有比較深的了解,而隨著自動化的比例上升,業務部門的員工也可以普遍的使用軟件機器人工作。

此外,過時的IT基礎設施和IT系統會影響RPA的使用效果。隨著RPA業務的發展,公司的軟件系統也需要及時更新升級,否則會出現無法擴展的情況。

忽視投入產出比

使用RPA最原始的動力是為了替代人工勞動,降低人力成本。人工操作需要成本,采用RPA的軟件、實施和維護也需要成本,這時就需要對比一下哪種方式成本更低。

其中有四類成本需要企業重點關注。

  • 自己開發的成本or選擇外包的成本

  • 許可證和管理費等隱形成本

  • 技術升級的成本

  • 管理RPA的人力成本

除此之外有四個指標可以衡量RPA是否值得使用。

  • 挑選重復執行、工作量大、且勞動力集中的流程

  • 警惕部署過多或過少的機器人

  • 靈活、多元化使用機器人(業務是不斷發展的,并不是一塵不變的,對機器人適當的編程,有利于使用效果最大化)

  • 使用機器人后,項目的效率是否變快,工作失誤是否減少

戰術過于激進

日本最大招聘網站運營商DIP的執行干事進藤圭,曾分享他在RPA導入過程中的失敗經驗,“員工一時半會兒接受不了RPA導入失敗,大多并不是技術問題,而是人的問題。首先,要讓員工接受RPA,意識到它可以大大簡化流程和提高工作效率。”

除了需要員工、企業管理者和公司其他利益相關者的支持外,企業還需要準備一個目標明確的自動化戰略。建立戰略有助于勾勒好業務路線,并為員工提供一個共同的目標,使得員工可以有條不紊的進行相關工作。戰略應該涵蓋業務的各個方面,從解決業務問題到員工使用RPA的培訓,都需要進行細致的規劃。

進藤圭表示:“不必用機器人取代所有的操作,因為 RPA 只是改善業務的方式之一。”有的公司一股腦兒地開展大項目,把RPA應用到許多流程中。過了許久都看不到成果,也無法對結果進行評估。而小流程導入RPA的好處是:不僅能馬上出成果,風險可控,導入過程也順暢許多。先從小流程著手,等員工對RPA有足夠的了解后再進行大的項目,會把風險降到最低。

風險與機遇共存

“預計到2022年底,85%的大型和超大型組織都將部署RPA”,Gartner研究副總裁Fabrizio Biscotti表示。

RPA已經成為許多企業需要面對和適應的一個問題,企業應該注意這些阻礙企業自動化辦公的陷阱。在大多數企業中,許多流程是冗余的,減少這些流程,可以為員工提供價值和技術性更高的工作機會。

就像每張辦公桌上都有一臺電腦一樣,未來,企業將會為每個員工配備一個機器人。而同時那些技術較低的崗位也勢必會被機器人所取代。

不管是風險還是機遇,自動化辦公正在成為現實,你準備好了嗎?

雷鋒網(公眾號雷鋒網AI金融評論)文章。

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